Cómo se emite una factura electrónica y cuándo es obligatoria
La digitalización en el entorno empresarial es un proceso inevitable, y uno de los aspectos clave de esta transformación es la implementación de la factura electrónica.
Desde la aprobación de la Ley Crea y Crece, este tipo de factura se ha convertido en una obligación para todas las empresas y autónomos que operan en el ámbito B2B (Business to Business). Este cambio no solo busca modernizar los procesos empresariales, sino también ofrecer mayor eficiencia y transparencia en las transacciones comerciales.
En este artículo, te explicamos qué es la factura electrónica, cómo se emite y cuándo será obligatoria según la normativa española. También analizaremos sus ventajas, las sanciones por incumplimiento y las herramientas disponibles para facilitar su implementación.
¿Qué es una factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel. Su principal diferencia radica en el medio de emisión, ya que se genera y envía a través de un sistema informático que garantiza la integridad, autenticidad y legibilidad de su contenido.
Este tipo de factura se emite y recibe digitalmente, lo que facilita su almacenamiento y acceso. Además, requiere el consentimiento del receptor para ser válida.
Existen dos tipos de facturas electrónicas
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- Formato estructurado: Permite en si el tratamiento automatizado de los datos mediante sistemas informáticos, facilitando su integración en los sistemas de contabilidad.
- Formato no estructurado: Se presenta como una imagen y requiere intervención manual para su procesamiento.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
La obligación de emitir facturas electrónicas dependerá de la fecha en que el Gobierno apruebe el reglamento específico que regula este tipo de facturación. Según la Ley Crea y Crece, los plazos de implementación serán graduales:
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- 2025: Las empresas con una facturación superior a 8 millones de € anuales deberán emitir todas sus facturas en formato electrónico.
- 2026: Se extenderá la obligación a todas las pymes y autónomos, independientemente de su facturación.
¿Quiénes están obligados a emitir factura electrónica?
La obligación de emitir facturas electrónicas afecta a todas las empresas y autónomos que realicen operaciones comerciales con otros negocios o profesionales en el ámbito B2B (Business to Business). Esto incluye cualquier transacción entre dos empresas, sin importar el tamaño o el sector.
Sin embargo, no todas las situaciones requieren la emisión de una factura electrónica:
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- Transacciones con consumidores finales (B2C): En estos casos, los autónomos y empresas pueden seguir emitiendo facturas en papel.
- Operaciones internacionales: Las transacciones con empresas fuera de España o dentro de la Unión Europea están exentas de la obligación de factura electrónica.
- Facturas simplificadas: También conocidas como «tickets», que se usan para operaciones menores, podrán seguir emitiéndose en formato tradicional, salvo cuando se trate de operaciones B2B.
Por tanto, la ley está enfocada principalmente en las operaciones entre negocios, facilitando la gestión de las facturas y reduciendo el riesgo de fraude en las transacciones comerciales.
¿Qué necesito para emitir una factura electrónica?
Aquí te explicamos cómo hacerlo:
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- Reúnete con la información necesaria: Para emitir una factura, necesitarás los datos del cliente, que incluyen el nombre o razón social, NIF o CIF, y la dirección fiscal.
- Te recomendamos utilizar un software de facturación homologado: La ley exige que las facturas electrónicas se emitan a través de programas de facturación autorizados por la Agencia Tributaria. Estos programas aseguran que las facturas cumplan con los requisitos legales de autenticidad, integridad y legibilidad.
- Genera la factura en formato digital: El programa de facturación te permitirá generar una factura en formato estructurado, que puede ser tratada automáticamente por sistemas informáticos. Asegúrate de incluir los detalles de los productos o servicios, el importe total, el IVA y cualquier otra información relevante.
- Firma la factura electrónicamente: Para garantizar su validez legal, la factura electrónica debe estar firmada digitalmente mediante un certificado electrónico reconocido.
- Envía la factura: La factura electrónica se envía al cliente a través de medios electrónicos, como plataformas seguras o correo electrónico. El destinatario podrá acceder a ella de manera inmediata y guardarla en sus sistemas.
- Almacenamiento adecuado: Las facturas electrónicas deben almacenarse digitalmente por un periodo mínimo de 4 años. Esto es esencial para cumplir con las regulaciones fiscales y estar preparado para posibles auditorías.
- Reúnete con la información necesaria: Para emitir una factura, necesitarás los datos del cliente, que incluyen el nombre o razón social, NIF o CIF, y la dirección fiscal.
Ventajas de la factura electrónica
Entre las principales ventajas destacan:
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- Eficiencia y rapidez: El envío y recepción es inmediato, eliminando los tiempos de espera asociados a la facturación en papel. Esto acelera los ciclos de cobro y mejora la gestión del flujo de caja.
- Reducción de errores: Al automatizar el proceso de facturación, se minimizan los errores humanos en la creación y gestión de facturas. Además, los sistemas de facturación estructurados garantizan que los datos sean correctos.
- Ahorro de costes: Al eliminar el uso de papel, los costes de impresión, envío y almacenamiento se reducen drásticamente dichos gastos. Esto también tiene un impacto positivo en el medio ambiente al disminuir el consumo de recursos.
- Mayor seguridad: Las facturas electrónicas están protegidas mediante sistemas de encriptación y solo el emisor y receptor tienen acceso a los documentos. Esto reduce el riesgo de fraude o manipulación.
- Trazabilidad y control: Los sistemas electrónicos permiten un mejor seguimiento del estado de las facturas, facilitando el control de los plazos de pago y la prevención de morosidad.
- Eficiencia y rapidez: El envío y recepción es inmediato, eliminando los tiempos de espera asociados a la facturación en papel. Esto acelera los ciclos de cobro y mejora la gestión del flujo de caja.
Obligaciones y sanciones en las facturas electrónicas
La Ley Crea y Crece no solo impone la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas, sino que también establece sanciones para aquellos que no cumplan con la normativa. Las sanciones pueden variar dependiendo de la infracción cometida:
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- Multas por no emitir facturas electrónicas: Las empresas que no implementen la facturación electrónica dentro de los plazos establecidos podrían enfrentarse a multas de hasta 10.000 €. Estas sanciones se aplicarán por cada factura no emitida en formato electrónico.
- Falta de almacenamiento de facturas: Las facturas electrónicas deben almacenarse durante al menos 4 años. No cumplir con este requisito puede conllevar sanciones de hasta 6.000 €.
- Incumplimiento de las exigencias fiscales: Las facturas electrónicas están sujetas a las mismas obligaciones fiscales que las facturas en papel. Si una empresa incumple la normativa, las multas pueden llegar hasta los 24.000 €.
- Multas por no emitir facturas electrónicas: Las empresas que no implementen la facturación electrónica dentro de los plazos establecidos podrían enfrentarse a multas de hasta 10.000 €. Estas sanciones se aplicarán por cada factura no emitida en formato electrónico.
Conclusión
Este tipo de factura termina siendo una oportunidad para que las empresas y autónomos optimicen sus procesos administrativos y financieros. Adoptar este sistema digital ofrece ventajas como mayor seguridad, reducción de errores y ahorro en costes operativos.
Con los plazos para su implementación acercándose, es fundamental que tu negocio esté preparado para cumplir con la normativa y aprovechar los beneficios de la digitalización.
Si necesitas ayuda para implementar la factura electrónica o resolver cualquier duda sobre la normativa, en Asetra nos complace estar aquí para asesorarte.
Nuestros profesionales te guiarán en cada paso del proceso para que tu negocio cumpla con las nuevas exigencias sin complicaciones.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la factura electrónica?
Es un documento fiscal emitido y recibido en formato digital que cumple con los requisitos de autenticidad e integridad establecidos por la ley. Tiene la misma validez que una factura en papel.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
Para empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales, será obligatoria en 2025. Para el resto de autónomos y pymes, será obligatoria en 2026.
¿Es necesaria la firma digital en una factura electrónica?
Sí, la firma digital es obligatoria para garantizar la autenticidad y validez de la factura.
¿Qué necesito para emitir facturas electrónicas?
Necesitas un software de facturación homologado, un certificado digital y un sistema de almacenamiento adecuado para guardar las facturas por al menos 4 años.
¿Qué sanciones existen por no cumplir con la normativa de la factura electrónica?
Las sanciones por incumplimiento pueden llegar hasta los 10.000 euros por no emitir facturas electrónicas y hasta 6.000 euros por no conservarlas correctamente.